Pengertian Singkat Komunikasi Bisnis

KOMUNIKASI BISNIS

            Disini saya akan menjelaskan sedikit tentang beberapa jenis komunikasi bisnis yang terbarukan, beberapa komunikasi bisnis dibawah adalah komunikasi bisnis yang banyak digunakan oleh kalayak umum.

Pengertian Komunikasi Bisnis

Dalam kehidupan suatu organisasi bisnis, komunikasi merupakan faktor yang sangat penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi. Seorang pimpinan memerintahkan bawahannya untuk membuat surat pesanan barang, menjawab atau membuat surat aduan, membuat surat edaran umum, membuat surat kontrak kerjasama, membuat surat balasan / tanggapan, dan sejenisnya merupakan hal yang rutin dalam dunia bisnis.

        Secara umum dapat dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi, baik komunikasi verbal maupun nonverbal. Sebagai awal bahasan dalam komunikasi bisnis, maka akan dibahas antara lain bentuk dasar komunikasi yang mencakup komunikasi verbal dan nonverbal, proses komunikasi, sebab-sebab timbulnya kesalahpahaman dalam komunikasi, dan bagaimana cara memperbaiki atau meningkatkan komunikasi.

Dalam komunikasi bisnis terdapat enam unsur pokok, yaitu:

1.Memiliki tujuan, artinya komunikasi bisnis harus memiliki tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya sejalan dengan tujuan organisasi

2.Pertukaran, dalam hal ini melibatkan paling tidak dua orang atau lbih yakni komunikator dan komunikan.

3.Gagasan, opini, informasi, instruksi merupakan isi dari pesan yang bentuknya beragam tergantung tujuan, situasi, dan kondisinya.

4.Menggunakan saluran personal atau impersonal yang mungkin bersifat tatap muka, menggunakan media tertentu atau melalui media yang menjangkau jutaan orang secara bersamaan.

5.Meggunakan simbol atau sinyal yang merupakan alat atau metode yang dapat dimengerti atau dipahami oleh penerima untuk menyampaikan pesan.

6.Pencapaian tujuan organisasi: salah satu karakteristik yang membedakan organisasi atau lembaga formal dari informasi adalah adanya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya oleh manajemen.

Bentuk Dasar Komunikasi

        Komunikator yang efektif tentu saja memiliki beberapa alat komunikasi bila ingin menyampaikan suatu pesan. Mereka tahu bagaimana menempatkan kata yang mampu membentuk suatu arti, bagaimana mengubah situasi menjadi lebih menarik, bagaimana mengajak peserta untuk ikut aktif (berpartisipasi) dalam diskusi, bagaimana menyelipkan humor yang mampu menghidupkan suasana, bagaimana menyiapkan ruangan yang mampu menghidupkan diskusi, apakah dilakukan melalui tulisan (written) atau ucapan/lisan (oral). Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam praktek dunia bisnis maupun nonbisnis yaitu komunikasi verbal dan nonverbal.

Komunikasi Verbal (Verbal Communications)

Bentuk komunikasi bisnis yang pertama dan paling sering digunakan terutama dalam kontak personal adalah bentuk komunikasi verbal yakni proses penyampaian pesan dengan menggunakan lembaga-lembaga verbal, maknanya secara kultur disepakati bersama.

Bentuk komunikasi ini terbagi 2, yakni (1) komunikasi lisan (oral), dan (2) komunikasi tulisan. Perbedaan di antara kedua bentuk komunikasi itu terletak dalam cara penyampaian pesannya. Komunikasi lisan pesannya disampaikan secara oral atau lisan dan komunikasi tertulis pesannya disampaikan secara tertulis. Perbedaan lain yang cukup mendasar adalah dalam penggunaannya. Komunikasi lisan digunakan bila pesan tidak kompleks, tidak diperlukan adanya dokumentasi permanen dan apabila membutuhkan umpan balik langsung dalam interaksi yang berorientasi pada pemecahan masalah. Sebaliknya, komunikasi tulisan dilakukan bila pesannya kompleks, dan yang terpenting bila jumlah khalayaknya cukup besar.

Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) maupun lisan (oral). Dalam kehidupan sehari-hari seperti Anda mengirim surat atau telepon kepada orang tua Anda, teman Anda, pacar Anda, Anda berbincang-bincang atau ngobrol dengan teman Anda, Anda ngerumpi dengan tangga sebelah, Anda membaca puisi di depan kelas, Anda mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar, Anda membaca surat kabar, majalah, jurnal, Anda mendengarkan radio, menyaksikan dan mendengarkan acara televisi dan sejenisnya merupakan contoh bentuk-bentuk komunikasi verbal.

Dalam dunia bisnis, beberapa contoh komunikasi verbal antara lain penyampaian pesan melalui surat, memo, teknologi komunikasi modern, rapat pimpinan, briefing kepada karyawan, wawancara kerja, dan presentasi. Penyampaian pesan lewat tulisan maupun lisan tentu memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca atau mendengar apa yang akan dikatakan.

Kelebihan :

O Jarang terjadi kesalapahaman.

O Komunikasi lebih mudah jika berkomunikasi dengan seseorang dari budaya sendiri.

O Komunikasi verbal merupakan komunikasi yang bersifat formal.

O Komunikasi verbal dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah, contoh: diskusi dan rapat.

Kelemahan

O Sering mengalami gangguan, seperti: suara yang gaduh sehingga komunikasi yang dihasilkan menjadi kurang sempurna.

O Keterbatasan kosa kata, sehingga pesan yang seharusnya dapat disampaikan dengan  baik menjadi kurang tepat.

O Sulit dimengerti apabila antara komunikator dan komunikan berlainan bahasa dan  budaya, dan mereka tidak memahami bahasa laan komunikasinya.

Komunikasi Nonverbal

            Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Menurut teori antropology sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa isyarat (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku yang ditunjukkan dengan komunikasi nonverbal:

•   Seseorang yang menggigit giginya sendiri (istilah Jawanya : getem-getem) untuk menunjukkan kemarahan.

•   Seseorang yang sedang tersenyum dan melakukan jabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan.

Dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu kesimpulan tentang berbagai perasaan orang baik rasa senang, benci, cinta, rindu dan berbagai macam perasaan lainnya. Lagi pula, komunikasi nonverbal berbeda dengan komunikasi verbal didalam cara yang cukup mendasar.

Ada beberapa jenis komunikasi nonverbal lainnya seperti arti suatu warna dan gerak-isyarat tertentu, yang akan bervariasi dari suatu waktu ke waktu. Contoh warna gelap seperti hitam mempunyai makna kedukaan atau kesusahan.

Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi verbal dalam hal penyampaian suatu pesan yaitu secara spontan. Pada umumnya, sebelum menyampaikan sesuatu, seseorang sudah memiliki suatu rencana tentang apa yang ingin dikatakan.

Kelebihan

O Komunikasi mudah di pahami tanpa harus menjelaskan lebih lanjut.

O Melengkapi/mempertegas komunikasi verbal.

O Melalui perilaku non verbal seseorang kita dapat mengetahui suasana emosional orang tersebut.

O Perilaku non verbal dapat menggantikan perilaku verbal.

O Perilaku non verbal lebih jujur dari pada perilaku verbal, contoh: seorang dosen melihat jam tangannya beberapa kali,padahal dia mengatakan bahwa dia mempunyau  banyak waktu untuk berbicara dengan mahasiswanya.

Kelemahan

O Kadang terjadi kesalapahaman dalam memahami makna dari komunikasi non verbal.

O Kurang sopan bila di gunakan dalam komunikasi formal.

O Tidak dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah.

O Komunikasi non verbal hanya bisa dipakai di lingkungan dan budaya sendiri saja.

Komunikasi Visual

Dalam kegiatan komunikasi bisnis, kita juga mengenal bentuk komunikasi visual dan komunikasi audiovisual. Kedua bentuk komunikasi tersebut berkembang seiring perkembangan teknologi otomatis perkantoran dan teknologi komunikasi atau informasi. Komunikasi visual adalah penyampaian pesan yang menggunakan simbol-simbol piktorial berupa gambar, foto atau grafik untuk memudahkan pemahaman dan interpretasi lawan-komunikasi. Pesan-pesan komunikasi visual setiap hari menerpa kita sejak kita bangun sampai tidur yang sebagian besar merupakan bagian dari komunikasi bisnis dalam bentuk iklan komersial. Bentuk komunikasi visual dilakukan untuk (1) memfokuskan perhatian komunikasi, (2) menarik perhatian, (3) memudahkan pemahaman, (4) membantu melihat keterkaitan antara waktu dengan kegiatan, serta (5) memudahkan memberikan interpretasi pada data.

Sedangkan komunikasi audiovisual, merupakan kegiatan penyampaian pesan melalui simbol-simbol animasi dan suara. Bila komunikasi visual menyampaikan pesan dengan memanfaatkan gambar diam (still-picture) maka dalam komunikasi audiovisual, simbol-simbol untuk mengemas pesan adalah animasi dan suara. Film merupakan salah satu bentuk komunikasi audiovisual yang populer dalam kegiatan komunikasi bisnis, Sejalan dengan perkembangan teknologi, bentuk penyimpanan dan penyampaian pesan animatif dan auditif ini tidak hanya dalam bentuk pita seluloid, seperti film, tetapi juga kaset video dan piringan cakram.

Keuntungan dan Kelemahan Penggunaan Media Komunikasi

a. Media audio (pendengaran)

Keuntungan:

–        Alatnya sangat sederhana

–        Mudah dibuat dan dipergunakan

–        Harganya relatif murah

–        Dapat membangkitkan fantasi pendengarnya

Kelemahan:

–        Sulit dikontrol

–        Kualitas suara cenderung menurun

–        Apabila ada kesalahan, harus membuat naskah yang baru

–        Tidak dapat diperkenalkan hal-hal yang visual

b. Media visual

Keuntungan:

–        Menghemat tenaga

–        Menghemat waktu

–        Pembuatan dan penggunaanya lebih mudah

–        Biaya pembuatannya relatif murah

–        Informasi yang disampaikan lebih jelas

Kelemahan:

–        Biasanya menimbulkan rasa bosan

–        Menimbulkan gangguan-gangguan yang tidak diinginkan

–        Perlu waktu yang cukup lama guna menafsirkan pengertiannya

c. Media audio visual

Keuntungan:

–        Tidak membosankan

–        Informasi lebih jelas dan cepat dimengerti

–        Informasi dapat diterima sesuai dengan kenyataan

–        Hasilnya dapat dimengerti yang sebenarnya

Kelemahan:

–        Kejelasan suaranya kadang-kadang kurang

–        Memakan tempat yang luas

–        Biayanya relatif mahal

–        Perlu waktu di dalam persiapan

Kesimpulannya, begitu pentingnya sebuah komunikasi didunia ini, bayangkan apabila tidak ada komunikasi tentunya akan sering terjadi yang disebut dengan miss-comunication. Dan itu juga berlaku bagi dunia ekonomi, dalam aspek ekonomi atau bisnis komunikasi memegang peran penting untuk menentukan keberhasilan sebuah perusahaan mewujudkan visi dan misinya.

            Dan mengapa komunikasi sangat penting dalam bisnis, karena :

• 70 - 90% dari seorang pebisnis dihabiskan untuk komunikasi

• Perubahan dalam management diselesaikan melalui proses komunikasi

• Fungsi management dilakukan melalui komunikasi

• Meningkatkan ukuran dan kompleksitas dari perusahaan bisnis

• Meningkatkan spesialisasi Increasing specialization.

• Meningkatkan desentralisasi

            Dan melalui komunikasi individu dapat menggapai apa yang dia impikan seperti untuk mendapatkan promosi jabatan, mendapatkan pekerjaan yang diinginkan, dan lain-lain.

            Dan satu hal yang sangat mendukung / mendorong komunikasi dalam bidang ekonomi saat ini adalah ilmu teknologi atau teknologi. Kemajuan teknologi dalam komunikasi telah memungkinkan terciptanya kerja sama dengan berbagai pihak, kapan pun dan dimana pun berada. Penggunaan internet, e-mail, voice mail, dan faks memudahkan para pihak untuk bekerja tidak dalam satu lokasi. Bekerja tidak perlu dilakukan di kantor konvensional, tetapi juga bisa di rumah, di jalan, atau di berbagai negara. Komputer saku dan telepon genggam saat ini sudah cukup dijadikan ruang kerja yang mudah dibawa kemana saja. Teknologi tidak hanya mengubah cara-cara berkomunikasi, tetapi juga mengubah cara kerja.

Walaupun demikian, ada beberapa kelemahan dari kemajuan teknologi yang mesti diwaspadai. Menggunakan teknologi komunikasi ketika berada jauh dari kantor menimbulkan kesulitan untuk memisahkan antar kehidupan di kantor dengan kehidupan di rumah. Lebih lanjut lagi, teknologi internet bisa menghasilkan informasi yang berlebihan. Akibatnya, pelaku bisnis dibanjiri oleh informasi yang jauh lebih banyak daripada yang dapat diproses secara efektif.

Namun terdapat juga banyak manfaat dari adanya kemajuan teknologi bagi dunia bisnis, yaitu :

– Munculnya peluang bisnis baru yakni E-Business.

Dengan kemajuan teknologi dan informasi, hal tersebut mendorong beberapa orang untuk menciptakan beberapa inovasi yang sangat menguntungkan dan bisa dijadikan sebagai ranah bisnia yang sangat menguntungkan bagi semua orang. Salah satu bukti nyata bisnis baru yang merupakan pemanfaatan kemajuan teknologi dan informasi adalah Google. Google merupakan salah satu contoh dari E-Commerce atau E-Business. E-Business merangkap berbagai hal seperti teknologi jaringan, lowongan pekerjaan, layanan customer, dll. Google merupakan sebuah bukti nyata dimana search engine tersebut banyak digunakan oleh semua orang dan memudahkan semua orang dalam mencari sesuatu di internet. Hal yang paling penting adalah, Google meraup banyak keuntungan dari hal tersebut.

– Memperluas Pangsa Pasar.

Salah satu manfaat IT dalam bidang bisnis adalah memperluas pangsa pasar. Dengan adanya kemajuan teknologi dan informasi, para pelaku bisnis dapat memantau beberapa daerah yang berprofit tinggi dan bisa dijadikan lahan untuk meraup keuntungan demi keberlangsungan bisnis yang mereka lakukan. Contohnya, Indonesia merupakan sebuah negara yang terdiri dari banyak SDM yang mencapai angka ratusan juta. Hal ini menarik para pelaku bisnis besar untuk mengepakkan sayap dan memproduksikan bisnisnya ke Indonesia. Hal tersebut menjadi salah satu contoh dalam upaya para pelaku bisnis dalam memperluas usaha bisnisnya.

– Mengurangi biaya produksi dan operasional.

Kemajuan teknologi dapat membantu setiap perusahaan dalam mengurangi biaya produksi dan juga mengurangi operasional. Hal tersebut bisa terlihat dari setiap perusahaan yang menggunakan mesin dalam melakukan pekerjaannya. Hal tersebut dapat membantu setiap perusahaan dalam mengurangi biaya produksinya sehingga mereka bisa mencapai prinsip ekonomi dimana mereka dapat mendapatkan keuntungan yang besar dengan hanya mengelurkan pengeluaran yang sedikit. Manfaat IT yang lainnya yaitu mengurangi operasional setiap perusahaan sehingga hal ini dapat menambah jumlah produksi setiap perusahaan dalam memproduksi barang produksinya. Hal ini tentu sangat menguntungkan bagi setiap perusahaan terutama bagi mereka yang sudah menerapkan teknologi yang canggih dalam perusahaannya

– Mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan.

Manfaat IT yang terakhir bagi dunia bisnis adalah mempermudah proses komunikasi dan monitoring setiap karyawan yang bekerja. Untuk proses komunikasi, setiap karyawan tidak perlu lagi repot-repot datang ke ruang rapat dan berkumpul bersama. Mereka bisa melakukan teleconference untuk saling berkomunikasi mengenai beberapa ide. Hal ini membuat rapat menjadi lebih praktis dan menyenangkan tanpa perlu jauh-jauh datang ke tempat rapat. Selain itu, hal tersebut juga bisa digunakan untuk mengawasi kinerja para karyawan. Sang pemimpin perusahaan bisa tetap mengawasi kinerja karyawan dalam perusahaannya dengan memakai beberapa metode seperti metode komunikasi dengan mangaer dari perusahaan tersebut.

Jadi pada kesimpulan akhir, komunikasi bisnis yang terbaru saat ini adalah dengan adanya kemajuan teknologi yang telah membuat komunikasi dalam bidang bisnis menjadi lebih berkembang pesat daripada dahulu.

Tugas Komunikasi Bisni tentang resume pengertian komunikasi bisnis